“Come faccio a fare tutto?”

Riprendi il controllo delle tue giornate gestendo al meglio le tue energie con i preziosi consigli della professional organizer Francesca Procopio

Probabilmente anche tu ti ritrovi spesso a dire…

“Ho sempre mille cose da fare”.

“Oggi ho lavorato molto, ma ho la sensazione di non aver fatto nulla.”

“Sono sempre stanca, ma la lista delle cose da fare non si accorcia.”

“Non riesco a trovare il tempo per me.”

“Il tempo non è mai abbastanza.”

“Non riesco a fermarmi un attimo.”

La sensazione è sempre la stessa. Sembra che le giornate ti scivolino di mano.

Ti senti insoddisfatta perché vorresti fare di più, ma alla fine della giornata sei stravolta e sovraccarica e non sai proprio dove trovare le forze.

A volte, ti senti persino in colpa perché vorresti fare di più per la tua carriera e la tua famiglia, ma le ore proprio non ti bastano.

Vorresti anche più tempo per prenderti cura di te stessa, per leggere il libro che hai sul comodino da mesi, per andare in palestra o per fare quell’aperitivo con la tua amica che continui a rimandare.

Vivere ogni giorno come se stessi correndo su un tapis roulant che non si ferma mai non è vita perché non ti godi i momenti.

Oggi voglio darti uno strumento per riprendere il controllo delle tue giornate, anche se non hai tempo e ti sembra impossibile trovarne altro.

Ho intervistato Francesca Procopio, professional organizer ed esperta nel riordino delle risorse limitate, come il tempo, le energie e lo spazio.

Francesca è anche coautrice del primo manuale italiano per approcciare questa professione: Professional organizer, istruzioni per l’uso.

Attraverso i suoi consigli e la sua esperienza, Francesca ti darà esercizi pratici e strategie da utilizzare nella tua quotidianità per ritrovare il tempo per fare ciò che ami e che per te è importante.

Con il suo aiuto, riuscirai a prenderti cura delle tue priorità, così da evitare di arrivare a fine giornata senza più energie.

Francesca ha cominciato la sua intervista, sfatando il primo mito riguardo all’organizzazione e alla pianificazione del tempo.

«Il tempo non si può gestire, perché è uguale per tutti. Tutti abbiamo a disposizione 24 ore e non puoi fare niente per cambiarlo. Ciò che puoi migliorare è come gestisci le tue attività nella giornata. 

Il beneficio del mio lavoro è aiutarti a dosare nel modo giusto le tue risorse limitate, dal tempo, all’energia, allo spazio, così da non sprecarle 

La professione del professional organizer è nata negli Stati Uniti negli anni 90’ io l’ho conosciuta quando studiavo al quarto anno di superiori a New Orleans, Louisiana. 

In Italia, invece, era ancora un mestiere sconosciuto. 

Dopo l’università, non sono diventata subito una professional organizer, ma fin da subito ho cominciato a interessarmi all’organizzazione e alla pianificazione. 

Ho sempre ammirato le persone organizzate perché mi davano un senso di tranquillità e calma e percepivo che erano serene e felici», spiega Francesca.

Se ci pensi, è davvero così.

Immagina la vita di una donna disorganizzata che non sa gestire né il calendario, né i propri spazi in casa.

Ogni mattina per lei è una corsa.

Deve uscire di casa per andare in ufficio, ma non trova le chiavi dell’auto. Le cerca ovunque, fra i panni che deve ancora stirare, le lettere ammucchiate sul tavolino dell’ingresso e nei diversi cappotti lasciati in giro per casa.

Alla fine, arriva al lavoro trafelata.

La sera rincasa stanca. Non ha idea di cosa cucinare. Quando trova una ricetta, si accorge di non avere in casa tutti gli ingredienti perché non aveva pianificato di comprarli.

«Quando invece sei organizzata, le tue attività diventano meno difficili», continua Francesca: «La mia passione per l’organizzazione l’ho presa da mia madre che era molto organizzata.

Ad esempio, aveva la regole che le spugnette gialle servivano per la cucina e quelle blu per il bagno, così nessuno avrebbe mai potuto confonderle.

Dopo il liceo, ho intrapreso altri percorsi, ma tutti mi riportavano all’organizzazione.

Ho fatto la volontaria per la Croce Rossa per 12 anni e, da soccorritrice, sono passata a organizzare i campi di protezione civile.

Quando ho scoperto che in Italia esisteva un corso per diventare professional organizer, mi sono iscritta subito.

La soddisfazione più grande di questo lavoro è vedere i miei clienti sereni.

Un giorno, camminando per Parma, ho incontrato una mia cliente che mi ha abbracciata e mi ha detto: «Grazie a te sono una persona migliore».

Non è vero, lei lo era già prima di conoscermi. Però, grazie alle giuste strategie di organizzazione, ora la mia cliente ha il tempo e lo spazio per accorgersi di se stessa, per riflettere e godersi i momenti della giornata con mente più serena e lucida.

Come ci è riuscita e come puoi farlo anche tu?

Questo è il primo passo per avere più tempo, e anche più spazio, per ciò che per te è importante

1. Come trascorri il tuo tempo?

Durante l’intervista, Francesca mi ha chiesto: «Sai quanto tempo passi sui social? O quante ore trascorri con in mano il telefonino?

Se vai nelle impostazioni del tuo telefono e cerchi “tempo di utilizzo” scoprirai nel dettaglio quanto tempo perdi su ciascuna app.

«E questo è il primo passo per ogni organizzazione», spiega Francesca: «Prima di poter recuperare del tempo, devi sapere come lo trascorri.

Diventa consapevole di come impieghi il tuo tempo.

Quindi, comincia a tracciare le attività della tua giornata e segnati quanto tempo impieghi per ciascuna di esse.

Ad esempio, se vai in palestra, considera anche il tempo che impieghi per arrivarci, per cambiarti e poi per fare la doccia.

Solo dopo aver chiaro a quali attività dedichi le tue energie e le tue attenzioni, allora puoi passare alla fase numero 2.

La selezione.

2. Quali attività puoi eliminare?

Decidi le attività che per te sono importanti e quelle che, invece, sono superflue, poco importanti o inutili e che puoi eliminare.

Potresti esserti accorta che passi 20 minuti al giorno sui social a guardare video di cagnolini.

Immagina cosa potresti fare in quei 20 minuti…

Potresti: 

• Fare una passeggiata, un po’ di stretching.
• Leggere un libro.
• Parlare con i tuoi figli.
• Goderti una maschera di bellezza o un massaggio.

Con questo esercizio ti renderai conto di quanto tempo puoi recuperare, eliminando le attività che non aumentano valore alla tua vita e che per te sono poco importanti.

Questo passaggio può essere difficili, soprattutto se temi di dover eliminare tutto.

Non devi. È un falso mito e ora ti mostro come superarlo.

Ecco perché i metodi di questi famosi guru del riordino possono causarti ancora più stress

«C’è questo falso motivo che le professional organizer ti costringono a buttare tutto quello che possiedi.

Questo perché negli ultimi anni sono nati diversi trend e guru del riordino.

Dal minimalismo, che mira a eliminare il superfluo per liberare tempo, spazio fisico e mentale, al Metodo Konmari, inventato dalla giapponese Marie Kondo, autrice del best-seller “Il magico potere del riordino”.

Marie Kondo non è iscritta all’associazione dei professional organizer, ma è diventata famosa per la sua capacità di aiutare le persone a riorganizzare i propri spazi.

La sua filosofia è: “Tieni solo ciò che ti dà gioia.”

Però, a volte a livello pratico questo approccio può creare più stress che serenità.

Una mia cliente, ad esempio, era ancora affezionata al suo vestito del liceo. Il problema è che ogni volta che doveva prepararsi per vestirsi, quel vestito era “fra i piedi”.

La mia cliente non voleva separarsi da quel vestito, perché temeva che avrebbe perso il ricordo che le evocava, ma non è così.

I ricordi non sono negli oggetti, ma sono dentro di te e rimarranno con te per sempre.

Ecco allora che io seguo una filosofia più efficiente: “Tieni solo ciò che usi adesso e che serve alla persona che sei diventata oggi”. 

Gli spazi in cui vivi, così come il tuo calendario, devono servirti nella vita che stai vivendo oggi, aiutarti a raggiungere gli obiettivi che per te sono importanti nel tuo presente e a facilitarti i compiti che devi affrontare ogni giorno.

3. Quale abitudine, attività o oggetto per te è utile adesso?

Lo stesso discorso vale per le tue abitudini e le attività che vuoi svolgere. 

Può essere che un’attività che ti rende felice, al momento non ti serva e tenerla nel calendario aggiunge solo ulteriore stress. 

Allora puoi pensare di ridurla o metterla in pausa solo per un breve periodo.

Un altro trend che oggi va di moda e che ha creato diversi falsi miti riguardo ai personal organizer è la casa “profilo Instagram”.

Nel 2015, le due amiche Joanna Teplin e Clea Shearer hanno fondato The Home Edit, con l’intento di riorganizzare le case con contenitori trasparenti, seguendo il “the Rainbow Method” per riordinare gli oggetti come i colori dell’arcobaleno.

Le loro foto colorate hanno avuto un boom su Instagram, permettendo a Joanna e Clea di iniziare a lavorare per le star di Hollywood.

Anche se il loro show su Netflix ha aiutato molte persone nel mondo ad accorgersi dell’importanza di diventare persone organizzate, il loro modo di lavorare diffonde un’idea sbagliata della professione del professional organizer.

Nello show, Joanna e Clea vanno dai propri clienti quando loro non sono in casa e selezionano i loro effetti personali e li ordinano come se fossero in una vetrina di negozio, disponendoli senza consultare il proprietario e senza chiedergli quali di quegli oggetti utilizza di più.

La verità è che il personal organizer non lavora senza di te. 

Se vengo a casa tua e ti sistemo la casa come voglio io, alla fine quell’ordine non durerà.

Il tempo e gli spazi vanno organizzati seguendo i tuoi bisogni, le tue abitudini e le tue priorità.

Ecco perché io lavoro sempre al fianco delle mie clienti e con un approccio personalizzato. 

Avere una casa da copertina Instagram, quindi, non significa diventare organizzata.

Ecco le tre regole d’oro per organizzare le tue attività e il tuo spazio:

• Tieni ciò che ti serve adesso per la persona che sei oggi.
• Organizza gli oggetti e le attività a seconda delle tue abitudini.
• Non seguire le mode e i trend, ma soffermati a pensare cosa vuoi tu e quali sono i tuoi bisogni.

Se indossi ancora una maglietta che hai da vent’anni, non buttarla, conservala.

Se desideri tenere il vestito del liceo perché ti fa ancora sognare, puoi fotografarlo e conservarlo nella memoria digitale, o riporlo in un contenitore sottovuoto così non ti ruba spazio.

Se per te 20 minuti su Instagram sono importanti perché è un tuo modo per rilassarti e divertirti, allora mantieni questa attività.

Invece di eliminarla, contienila. 

Pianifica quando starai su Instagram, come se ti dessi un appuntamento, e decidi in anticipo quanto tempo vorrai dedicare a questa attività.

Una volta che hai tracciato tutte le tue attività, hai eliminato quelle che non ti servono e hai fatto una lista di ciò che vuoi e che devi fare, è arrivato il momento più importante.

Se ti stai chiedendo: “Come faccio a fare tutto?”.

La risposta è: Non devi fare tutto. Devi fare solo ciò che per te è prioritario.

4. Cosa per te è prioritario?

Sfrutta la matrice di Eisenhower per arrivare a fine giornata soddisfatta perché hai fatto ciò che conta

“Ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante.” Dwight D. Eisenhower

Il Presidente degli Stati Uniti d’America Eisenhower aveva la capacità di prendere decisioni difficili sottopressione. Era stato un comandante delle forze alleate nella Seconda Guerra mondiale e aveva imparato che doveva sempre distinguere le attività importanti da quelle urgenti.

Negli anni 80, questa sua mentalità è stata rielaborata creando così i quattro quadranti della matrice di Eisenhower.

Sul mio sito: https://www.francescaprocopio.it/ potrai trovare la matrice e scaricarla gratuitamente sotto la voce: “Materiale Utile”.

Come puoi vedere dall’immagine, la matrice di Eisenhower è divisa in 4 quadranti.

Quello blu e verde rappresentano tutte le attività che per te sono importanti.

I quadranti arancioni e rossi, invece, quelle non importanti.

Però, quando pianifichi, devi tenere anche conto, non solo delle priorità in ordine di importanza, ma anche in ordine di urgenza.

Con un esempio pratico…

Immagina una mamma che lavora, che ha più di un figlio e che ogni giorno deve gestire gli imprevisti fra casa e lavoro.

Ecco alcune attività che sono urgenti e importanti (quadrante blu):

• Al bambino è venuta la febbre e bisogna chiamare la pediatra
• Devi consegnare un lavoro entro oggi.
• C’è la mensa scolastica da pagare.
• Hai una riunione con dei fornitori.

Queste attività sono importanti perché contribuiscono alla salute della famiglia e della carriera e sono anche urgenti perché non puoi saltarle, quindi devi farle subito.

Le attività non urgenti e importanti del quadrante verde possono essere:

• Pianificare i pasti della settimana.
• Preparare i vestiti /gli zaini la sera.
• Pianificare sessioni dove puoi lavorare senza venire disturbata.
• Prenotare un appuntamento medico prima che diventi urgente.

• Mettere a calendario il tempo per te dove puoi riposare.

Queste sono tutte attività da mettere a calendario, programmandole con anticipo per evitare di finire nella trappola del “le faccio quando ho tempo”.

Gli impegni non importanti, ma urgenti (riquadro arancione), invece, sono tutte quelle richieste esterne che di solito ti capitano, ma che non lavorano per i tuoi obiettivi.

Ad esempio:

• Email che richiedono una risposta immediata.
• Messaggi.
• Commissioni che potresti delegare.

Per liberarti da queste incombenze, puoi delegare.

Libera il tuo tempo, eliminando le attività urgenti, ma poco importanti, con questa tecnica

Come ti ho già anticipato, riorganizzare le risorse richiede una consulenza personalizzata sulle tue abitudini e i tuoi bisogni.

Ad alcune donne stirare rilassa e, quindi, non vogliono delegarlo. 

Per altre, invece, è un compito noioso, che però devono fare. Se anche tu ti trovi in questa categoria, puoi pensare di delegare il compito a qualcun altro, come a una lavanderia.

Un’altra soluzione è sfruttare la tecnologia per automatizzare alcuni compiti, come email con risposte preimpostate.

Le attività non urgenti e non importanti sono quelle che ti succhiano le energie, quindi vanno eliminate come, ad esempio, stare sui social ore la sera quando sei già stanca, dire sì a tutte le opportunità che ti capitano o cercare di essere perfezionista in ogni occasione.»

E qui Francesca ha toccato uno dei “mostri” che più ti ruba il tempo e ti impegna le giornate.

Sto parlando delle distrazioni, soprattutto quelle dovute al tuo cellulare.

Ecco perché ho chiesto a Francesca di condividere una strategia per liberarti da quelle distrazioni e sentirti così più leggera e di nuovo padrona del tuo tempo.

5. Elimina le distrazioni che ti rubano energia

«Fra le cause che ti provocano la sensazione di non aver fatto nulla ci sono le distrazioni, perché t’impediscono di mantenere il focus su ciò che stai facendo e ottenere così risultati di qualità.

Il mondo esterno ti bombarda di richieste, fra messaggi e pubblicità. Viviamo in una bulimia d’informazioni che aumentano lo stress e le distrazioni.

Il primo passo che puoi fare è eliminare l’uso del tuo cellulare, soprattutto quando stai svolgendo compiti importanti.

Probabilmente, conosci anche tu la credenza che le donne, diversamente dagli uomini, sono capaci di lavorare in multitasking”.

Non è vero.

Questo è un altro falso mito.

Il nostro cervello non è progettato per svolgere due compiti cognitivi complessi nello stesso momento, tipo scrivere un’email mentre parli con tuo figlio.

Immagina il cervello come un navigatore.

Ogni volta che cambi attività, il cervello deve impostare un nuovo percorso, chiudendo quello precedente.

Questo “task switching” ti rallenta, ti fa commettere errori, diminuisce la tua capacità di apprendimento e ti fa stancare di più. 

Se, invece, desideri essere più veloce ed efficiente, ottenendo così risultati più precisi e di qualità, puoi usare la strategia del pomodoro.

Questa strategia può aiutare anche i tuoi figli a studiare con più risultati, mettendoci meno tempo

Prendi un’attività importante e imposta un timer di 45 minuti. 

Lavora con concentrazione, ad esempio, mettendo il cellulare in un’altra stanza, lavorando con la porta chiusa o indossando delle cuffie.

Quando il timer suona, fai una pausa di 10 minuti e poi riparti con altri 45 minuti di lavoro.

Alla fine della sessione, ti sentirai soddisfatta per ciò che hai portato a termine perché avrai lavorato concentrata, quasi assorbita da quello che stavi facendo.

Anche i tuoi figli possono seguire questa tecnica per studiare in modo più efficace. 

La tecnica del pomodoro ti permette di raggiungere il deep work, ovvero una sezione di “lavoro profondo” in cui sei concentrata e il tuo cervello funziona ad alte prestazioni.

Puoi utilizzarla anche quando lavori da casa e hai figli o in ufficio con i tuoi colleghi, ecco come…

Se i tuoi familiari e i tuoi colleghi t’interrompono sempre quando lavori, allora questa è la soluzione per te

6. Proteggi il tuo tempo e le tue energie

«Una volta che hai deciso le attività che per te sono importanti e non negoziabili e hai segnato sul calendario le ore in cui ti dedicherai al tuo deep work, senza distrazioni, dovrai comunicare ai tuoi familiari il tuo impegno e chiedere loro di non disturbarti.

Insomma, dovrai fare un contratto con loro creare una regola che ti permetta di raggiungere i tuoi obiettivi senza venire disturbata. 

Una mia cliente, ad esempio, aveva la regola che ogni volta che indossava un cappello di gomma piuma i suoi familiari, compresi i suoi figli piccoli, non dovevano disturbarla.

Puoi fare un contratto anche con i tuoi colleghi, chiedendo loro di non disturbarti fra un’ora e l’altra.

Se, ad esempio, il tuo cronotipo è il gufo, ovvero hai più energia la sera quando la tua famiglia vorrebbe stare con te, raggiungi con loro un compromesso che ti permetta di avere sia il tempo per dedicarti al lavoro, sia per svagarti con i tuoi cari.

Non sottovalutare l’impegno che anche i tuoi familiari possono offrire per darti una mano.

I bambini piccoli, ad esempio, amano aiutare e con le giuste tecniche e la creazione delle corrette abitudini possono diventare più indipendenti e permetterti di aiutarti.

Come vedi, esistono un’infinità di soluzioni che, studiate insieme e personalizzate sulle tue abitudini e i tuoi bisogni, ti permettono di vivere una vita più tranquilla.

Attraverso il mio supporto, ti aiuterò a raggiungere i tuoi obiettivi in modo più efficiente e a sentirti più leggera e soddisfatta.

Una volta che avrai capito come fare e che avrai delle strategie personalizzate su di te, allora non avrai più bisogno di me. Infatti, come dico sempre, io e le mie colleghe lavoriamo per estinguerci.

Ricordati: se impari a gestire al meglio le tue risorse limitate, puoi vivere più serena, sapendo che ti stai dedicando a ciò che per te è importante.»

Grazie mille Francesca Procopio per questa guida sull’organizzazione.

Ovviamente, non è un lavoro che si può fare da soli.

Francesca analizza tuoi bisogni, le tue abitudini e anche il tuo cronotipo per darti soluzioni su misura.

Se sei interessata a vivere più serena, organizzando il tuo spazio, il tuo tempo e le tue energie nel modo migliore possibile, puoi contattare Francesca scrivendo su WhatsApp al numero: +39 338 271 0746.

Per gestire al meglio le tue risorse finanziarie, invece, puoi leggere il mio libro Finanza su Misura per la Famiglia nel quale troverai tutte le strategie per vivere più serena con il tuo denaro, proteggendolo e facendolo crescere.

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Federica Bertoli